Eine kleine Einführung

QUAM ist ein datenbankgestütztes Informationsmanagementsystem. Es bildet das gesamte Unternehmen in seiner Aufbauorganisation (alles was das Unternehmen "hat") und Ablauforganisation (alles was das Unternehmen "tut") virtuell ab. An das so entstandene System werden alle Rahmenbedingungen, denen sich das Unternehmen per Gesetz oder Selbstverpflichtung unterwirft bzw. unterwerfen muss, heranmodelliert. Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, Arbeitssicherheit sowie alle anderen Managementregularien bilden so das umfassende Regelwerk des Unternehmens, welches durch interne Vorgaben der Geschäftsleitung sowie externe Forderungen durch Kunden, Banken, Gesetzgeber, normengebende Stellen usw. definiert wird.

Grundlage des QUAM bilden die Prozesse im Unternehmen (Ablauforganisation), zu deren Abarbeitung und Zielerreichung Abteilungen, Mitarbeiter oder auch Maschinen, Dokumente, Software (Aufbauorganisation) unter Berücksichtigung des oben genannten Regelwerkes eingebunden werden: WER macht WAS, WARUM, WIE, WOMIT und nach welchen REGELN.

WER - die aufbauorganisatorische Einheit, z.B. eine Abteilung oder ein konkreter Mitarbeiter als Träger der Aufgabe und/oder Verantwortung bzw. Mitwirkung.

WAS - der Prozess (im Qualitätsmanagement auch häufig als Verfahrensanweisung bezeichnet) oder, in Verfeinerung des Prozesses, die Aktivität (im Qualitätsmanagement häufig Arbeitsanweisung genannt).

WARUM - Zweck eines Prozesses bzw. einer Aktivität und Ziel, das erreicht werden soll.

WIE - einzelne Arbeitsschritte, die Inhalt der verbalen Aktivitätenbeschreibung sind.

WOMIT - angewandte Systeme (z.B. ein ERP-System wie SAP, Navision o.a.), zu verwendende Formulare, Anlagen etc. die Teil der Aufbauorganisation sind.

REGELN - Umsetzung der normative Forderungen an die Durchführung eines Prozesses bzw. einer Aktivität aus Sicht des Qualitätsmanagements, des Umweltmanagements, des Arbeitssicherheitsmanagements oder anderer Managementregularien, wie z.B. das Risikomanagement, das Projektmanagement aber auch alle anderen Regeln, die sich das Unternehmen selbst setzt (z.B. die Unterschriftsordnung, die Dienstreiseordnung, Kalkulationsrichtlinien, Bilanzierungsrichtlinien etc.). Die Managementsystemdokumentationen, wie z.B. das Qualitätsmanagementhandbuch oder das Umweltmanagementhandbuch, sind üblicherweise nach folgendem groben Schema aufgebaut: Eine Systembeschreibung erläutert Philosophie und die Umsetzung der Forderungen des jeweiligen Systems im Unternehmen durch Verfahrensanweisungen sowie Arbeitsanweisungen, auf die verwiesen wird.

QUAM arbeitet entsprechend dieser Systematik. Das bedeutet, dass QUAM sämtliche Handbücher vollständig abbilden kann!

Die Organisation eines Unternehmens

Die Beschreibung dessen, was das Unternehmen „tut“, ist in der Ablauforganisation zusammengefasst.

• Ablauforganisation

Die Beschreibung des Aufbaus der Unternehmung, also all dessen was das Unternehmen „hat“, ist unter dem Menüpunkt "Aufbauorganisation" zu finden. Die Aufbauorganisation kann dabei Mitarbeiter, Anlagen, EDV-Systeme, Formulare usw. umfassen.

• Aufbauorganisation

Die Beschreibung der Regularien, denen sich das Unternehmen unterwirft, ist in den Rubriken

• Qualitätsmanagement
• Umweltmanagement
• Arbeitssicherheit und
• Managementregularien

zusammengefasst.

Die Aufgaben, die Bestandteil einer Aktivität sind, verknüpfen die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation miteinander und setzen sie in Beziehung zu den Regelwerken. Auf diese Weise finden Sie an den Regelwerken Verwendungshinweise zu Prozessen und Aktivitäten, die die jeweiligen Regeln beachten, bzw. umgekehrt „kennen“ alle Prozesse und Aktivitäten die Regelwerke, denen sie unterworfen sind. Die Verwendungshinweise sind jeweils am Seitenende zu finden und werden durch anklicken der Schaltfläche "Verwendungshinweise" geöffnet. Ein Beispiel finden sie hier.

Sonstige Features

Über die o.g. Regelwerke hinaus ist es möglich, Dokumente in das System einzubeziehen, die keinen normativen Charakter haben, sondern informativen. Diese Informationen sind in der Rubrik

• INFO-Center

zusammengefasst. Beispiele hierfür sind

• dieses Dokument „Erste Schritte“ , das Sie gerade lesen,
• das Glossar, das wichtige Begriffsdefinitionen enthält,
• die Bedienerhilfe für das QUAM  oder
• das interne Telefonbuch.

Alle Formulare, Vorlagen und Muster, die in den Prozessen verwendete werden, können leicht und übersichtlich in einem Downloadcenter für alle Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden.

• Downloadcenter

Navigationshilfen

Um die Navigation im QUAM zusätzlich zu erleichtern, stehen die im Internet üblichen Hilfsmittel zur Verfügung. Eine Suche ermöglicht das Finden einzelner Eintragungen anhand von Stichwörtern und Phrasen. Hinter dem Punkt "Navigation" verbirgt sich eine Sitemap, mit der in der gewohnten Manier eines Dateiexplorers auf jeden Eintrag zugegriffen werden kann. Zusätzlich ist auf allen Seiten der Eintrag "Hilfe" verfügbar, der Erläuterungen im Umgang mit dem QUAM enthält - einschließlich dieser "ersten Schritte".

• Suchen
• Navigation
• Hilfe

Referentielle Integrität

In der QUAM-Datenbank ist jedes Element genau einmal vorhanden.

Jede Organisationseinheit, die Teil des Unternehmens ist, wird genau einmal beschrieben – unabhängig davon, wie häufig sie innerhalb der Ablauforganisation verwendet wird.

Beispiel:

Eine Organisationseinheit wird einmal beschrieben und kann dann für verschiedene Prozesse die Verantwortung tragen.

• Beschreibung einer Organisationseinheit

Jeder Teilprozess wird genau einmal modelliert – unabhängig davon, in wie vielen anderen Prozessen er angewendet wird, wie viele Regeln sich auf ihn beziehen oder in wie vielen Managementhandbüchern er zur Umsetzung des Systems beschrieben wird.

Beispiel:

Ist ein Prozess, z.B. der Prozess Ressourcenbereitstellung, einmal beschrieben, kann er in beliebig vielen anderen Prozessen als Teilprozess verwendet werden:

1. In der Fertigung
2. In der Beschaffung

Dies bedeutet zum einen, dass jede Änderung eines Elementes sofort und automatisch auch überall dort sichtbar ist, wo dieses Element verwendet wird. Und es bedeutet zum anderen, dass jedes Element sich in Beziehung zu nahezu beliebig vielen anderen Elementen setzen lässt.

Auf diese Weise können ohne zusätzlichen Aufwand sehr nützliche Sichten auf die vorhandenen Daten entstehen.

Erstellung des QUAM

Die Erstellung und Pflege eines QUAM Systems erfolgt mit Hilfe einer grafischen Benutzeroberfläche:

Die Daten werden in eine zentrale Datenbank geschrieben. Dies hat den Vorteil, dass mehrere Redakteure gleichzeitig an dem Unternehmensmodell arbeiten können und jedem Redakteur jeweils alle Elemente zur Verfügung stehen - so greift jeder auf die selben Prozesse, aufbauorganisatorischen Einheiten, Mitarbeiter etc. zu und das QUAM bleibt frei von Redundanz und stellt ein konsistententes Informationsmedium dar. Die Versionskontrolle des Systems ermöglicht zudem jederzeit die Rückverfolgung vorgenommener Änderungen. Die Revisionsinformationen befinden sich am unteren Rand jeder Seite: Änderungsdatum und Revisionsnummer.

Veröffentlichung des QUAM

Die Veröffentlichung der Inhalte erfolgt in Form von HTML oder, bei Bedarf, als Word-Dokument. Die vorliegende Demo ist eine mögliche Darstellung, wie ein HTML-Output umgesetzt werden kann. HTML ist das geeignetste Medium, jegliche Änderung schnell an jedem Arbeitsplatz verfügbar zu machen. Die umständliche Verteilung ganzer Handbücher oder geänderter Passagen entfällt. Wird die Vorgabe für die Durchführung einer Aktivität z.B. vom Qualitätsmanagementbeauftragten geändert, ist es möglich, das System in einer Art zu konfigurieren, dass alle an dieser Aktivität beteiligten Mitarbeiter automatisch per E-Mail informiert werden. Das erleichtert die Kommunikation und Implementierung vollzogener Verfahrensänderungen erheblich!

Der Reportgenerator, mit dem die Datenbankinhalte ausgelesen werden, ist hoch modular und sehr flexibel. Die gestalterischen Elemente wie Farben und Formen der Navigation, Schriftarten und Größen lassen sich bei der Implementierung leicht anpassen: Auf diese Weise wird die Oberfläche dem individuellen Design des Unternehmens angepasst.
Da nicht jeder mit dem Medium Intranet in gleichem Maße vertraut ist, ist der Reportgenerator auch in der Lage, die Datenbankinhalte im Format Microsoft Word zu extrahieren. Auf diese Weise ist es möglich, bei Bedarf auch ein "klassisches" Handbuch auf Papier zu erzeugen.